BTI Day

Los BTI Day son eventos anuales con un marcado carácter científico dirigidos a profesionales sanitarios como cirujanos maxilofaciales, médicos estomatólogos, odontólogos, prótesicos dentales, enfermeros, etc. y que son diseñados, producidos y ejecutados por el personal de BTI.

El nombre de las jornadas se identifica fácilmente con la compañía y resulta fácilmente comprensible para las personas de todos los países en los que tiene lugar, haciendo además referencia a la duración del evento.

Los BTI Day de 2014 en España se celebraron en dos fechas y ciudades diferentes:
Vitoria, sábado 8 de noviembre en el Palacio de Congresos Europa; Madrid, sábado 15 de noviembre, en el Teatro Goya con una asistencia de alrededor de 1.000 personas entre ambas.

Estrategia:
BTI es una compañía totalmente volcada en la I+D, y mediante las jornadas BTI Day la empresa traslada a sus clientes y a la sociedad en general los nuevos avances científicos que ha alcanzado y los nuevos productos que han surgido a partir de esa investigación.

Por eso los clientes son los primeros en conocer todos los avances científicos y desarrollos de producto realizados por nuestro equipo, lanzamientos que van a comunicarse públicamente durante los próximos meses. Nuestro objetivo, por tanto, es compartir tecnología, know-how e innovación con nuestros clientes y hacerlo con una puesta en escena exquisita que transmita la filosofía y esencia de BTI: "La biotecnología al servicio de las personas, Human Technology".

A la hora de planificar el BTI Day para la edición de 2014, nos encontrábamos ante un mercado sobresaturado de eventos sanitarios, especialmente en el área de la odontología, dado que son cada vez más los laboratorios, casas comerciales y sociedades médicas que celebran jornadas y actividades de este tipo. Nuestro reto, por tanto, era organizar un evento de marcado carácter científico que fuera capaz de suscitar el interés de nuestro público objetivo.

Plan de acción:
El enfoque y tratamiento dado a la edición española fue el siguiente:

• Comunicación del evento: Se realizaron varios mailings previos al evento tanto internamente (red de ventas y demás staff) como a líderes de opinión y BBDD de la compañía (save the date, una comunicación posterior con el programa y un último mail previo con instrucciones de cómo llegar a la sede de Vitoria debido a obras), se actualizó la información con todos los detalles sobre la agenda, sede del congreso, …en la web del BTI Day (web destinada a publicar información y actualizaciones únicamente de este evento), la sociedad científica que apoyaba la jornada de Madrid realizó mailings a sus socios y se procedió al encarte de información del evento en la documentación que se entregaba a los congresistas en el evento anual de dicha sociedad celebrado en el mes de octubre. Los pedidos servidos a los clientes así como los albaranes llevaban información del evento, se movió en RSS, etc. Una vez finalizadas ambas jornadas, se procedió al envío de un último mailing agradeciendo la asistencia e informando sobre la publicación del video resumen del evento en la web de BTI Day así como de las fotos que se tomaron de los asistentes y como proceder a solicitarlas.


• Adecuación al cliente y optimización de tiempos / recursos:
El BTI Day se celebró en dos fechas y dos ciudades diferentes (Vitoria, sábado 8 de noviembre en el Palacio de Congresos Europa; Madrid, sábado 15 de noviembre en el Teatro Goya) para que los asistentes pudieran adecuar su agenda a la fecha y lugar que mejor les encajara, así como optimizar desplazamientos tanto de los asistentes como del personal interno que daba soporte a las jornadas.

Además, el día elegido para celebrar el evento fue el sábado para que el profesional no tuviera que perder una jornada laboral.


• Jornada con un enfoque científico que prevalece sobre el comercial: Contamos además con el aval científico de una de las sociedades científicas más importantes del sector dental en España, la Sociedad Española de Prótesis Estomatológica.

• Concepto, implementación y producción: Evento con una escenografía cuidada hasta el último detalle: señalética, cartelería, documentación entregada a los congresistas, puesta en escena de las conferencias, elección de colores e iluminación, medios audiovisuales y tecnológicos. Respecto a este último punto, queremos reseñar que facilitamos el acceso gratuito a internet para permitir la interacción constante con el público asistente (por ejemplo, las preguntas a los ponentes se podían realizar a través de twitter, whatsapp o código bidi). Así mismo, durante ambas jornadas se llevó a cabo una intensa actividad en redes sociales, destacando twitter, con un alcance estimado de 19.300 usuarios y 68.000 impresiones en Vitoria, y 26.700 usuarios y 125.500 impresiones en Madrid.

• Espacios: Las sedes donde se celebraron las jornadas se eligieron por su versatilidad y opciones que ofrecían para un óptimo desarrollo de la jornada, incluso ante cualquier imprevisto que pudiera presentarse.

Se alquiló una sala adjunta a la principal con conexión simultánea a las conferencias por si se diera el caso de superar aforo debido a que se presentasen asistentes que no habían confirmado asistencia. De hecho, se dió este caso en la jornada de Vitoria.

Otro requisito indispensable a la hora de elegir el espacio fue que ambas sedes dispusieran de un espacio multiuso adyacente a la sala de conferencias donde ofrecer el catering durante los descanso y, sobre todo, un espacio que permitiera mostrar, por áreas, todas las novedades que se iban presentando en las conferencias. En esta línea, este espacio multiuso se organizó por áreas de producto utilizando stands

Así mismo, las sedes contaron con zona privada para líderes de opinión y zona reservada para DJ durante el cocktail de despedida.

• Amplia cobertura en medios generales y especializados a nivel nacional: tanto previa al evento como durante y post evento. Repercusión a modo de incremento notoriedad, lo cual también supone un beneficio para el cliente.

En fechas anteriores a la celebración del evento, se enviaron notas de prensa avanzando las novedades que iban a presentarse, y fueron varios los medios, sobre todo radio, que entrevistaron a los responsables de BTI. Para el evento, se invitaron a periodistas y jefes de redacción a las jordanas, y fueron varios los medios que cubrieron el evento.


• Impacto y resultado: El resultado en cuanto a asistentes fue mejor que el esperado con una participación de cerca de 1.000 profesionales sumando ambas ediciones. Así mismo, en el ámbito comercial, tanto durante como después del evento, se notó un incremento en los pedidos y en solicitud de información. Por último, y para medir el grado de satisfacción de los asistentes respecto a las jornadas, junto con el resto de documentación se incluyó una encuesta de satisfacción donde se solicitaba valoración de todos los aspectos de la jornada (programa científico, ponentes, espacios, logística, atención al cliente, catering,…). Todo aquel que entregaba la encuesta recibía, a cambio, una lámina con una microscopía real tomada por de la compañía. El resultado de la misma fue positivo.

En resumen, el evento cumplió con las expectativas de la compañía al igual que con los objetivos marcados, tanto comerciales como de reputación de marca. Ya estamos trabajando en el próximo BTI Day, para volver a sorprender a todos nuestros clientes.